Cualquier empresa organizada y eficiente dispone de un sistema de organización y gestión de archivos. La forma en la que se organizan los documentos afecta a la operatividad diaria pero además influye de forma directa en la productividad y eficiencia de la empresa.
Queremos explicar cómo organizar los archivos en una empresa para sacar el mayor rendimiento y facilitar la accesibilidad a la información.
¿Cómo organizar los documentos en un archivador de oficina?
Planificación
Diseña un sistema de archivos que se adapte a las necesidades de tu empresa según los documentos que necesites almacenar. Establece categorías principales con una estructura lógica de carpetas y la nomenclatura de los mismos.
Categorías y subcategorías
Los archivadores de oficina suelen estar equipados con carpetas colgantes, separadores y etiquetas para facilitar la identificación del contenido. Utilízalas para segmentar por tipo de información, por proyectos o por acciones a realizar.
Sistema etiquetado
Para poder identificarlos de forma sencilla, es crucial implementar un sistema de etiquetado en todos los archivadores de oficina de la empresa. Incluye etiquetas de colores, numéricas o descriptivas.
Ventajas de los archivadores de oficina
Los archivadores de oficina son elementos de almacenaje que permiten organizar los documentos de una empresa de forma óptima.
Aporta orden y organización
Nos permite tener controlada en todo momento la ubicación de facturas, documentos, eventos, etc. independientemente del espacio con el que contemos.
Cumplimiento de tareas
Contar con cierto orden, nos permitirá cumplir mejor con la planificación establecida. Al contar con compartimentos, podremos acceder a toda la información de un proyecto de forma sencilla.
Mejorar la distribución
Un elemento de almacenaje de este tipo, nos facilitará la gestión del espacio.Los puedes encontrar en diferentes tamaños y formas, por lo que estamos convencidos de que encontrarás uno que se adapte a las necesidades de tu empresa.
Seguridad
Los archivadores de oficina cuentan con cerradura, por lo que solo podrán tener acceso a los documentos que contiene quien tenga acceso a la llave. Es el lugar perfecto para guardar documentos relevantes para la empresa.
Decoración
Además de ser una opción perfecta para almacenamiento, es un elemento decorativo que puedes combinar con el resto de mobiliario de tu negocio.
Si quieres renovar el mobiliario de oficina, consulta nuestro catálogo.