El concepto "Open Space" hace referencia a entornos diáfanos y amplios. En este diseño de oficinas se dá mucha importancia a los espacios luminosos, en los que la altura y la superficie juegan un papel fundamental. Las oficinas Open Space se caracterizan por fomentar un ambiente colabo0rativo entre los empelados y por implementar dinámicas de trabajo más efectivas. Opción económica para las empresas, importante ahorro de espacio, trabajo en equipo más fluido, el Sin embargo, su amueblamiento no es fácil. Ofitipo le da 6 consejos de profesional para afrontar este reto con éxito.
Claves para optimizar tu Open Space en la oficina
En este modelo de oficina, la clave es crear un espacio abierto donde convergen todos los empleados de una organización, generando un clima laboral muy favorable y exitoso.
1- Un espacio de trabajo para sentirse cómodo
Es importante dar a los empleados mucho espacio, incluyendo el almacenamiento. Es aconsejable prever más o menos 10 a 15m2 de espacio de trabajo para cada trabajador. Además, tener todos los documentos que necesitan en su mesa, en una cajonera en madera, o cerca de ellos, en un armario metálico bajo por ejemplo, aumenta la productividad a la vez que reduce el estrés de buscar archivos por toda la oficina.
La interacción visual cara a cara puede ser una fuente importante de distracción. Las medias separaciones entre las mesas operativas ayudan a la concentración y ofrecen cierta privacidad a los empleados.
También es aconsejable no colocar a los trabajadores de espaldas a una ventana, para evitar reflejos en la pantalla, ni detrás de una puerta, ya que los movimientos serían un factor de desconcentración.
2- Elegir el mobiliario de oficina adecuado
Lo más importante a la hora de elegir el mobiliario de tu Open Space es privilegiar la calidad y la ergonomía de cada mueble. Después de reflexionar sobre la ubicación de cada espacio, Ofitipo te recomienda que dediques tiempo a la elección del mobiliario profesional en función de las necesidades de tus colaboradores y del espacio disponible.
En cuanto a la elección de los colores para los muebles del Open Space, lo más simple es elegir tonos neutrales. De hecho, los tonos de blanco y los colores pastel son una buena opción, ya que garantizan que tus empleados estén más concentrados durante más tiempo. De hecho, con estos tonos, el entorno visual de los trabajadores no se contamina, y los colores suaves alteran menos la concentración.
Por eso, evita al máximo los colores fluorescentes o chillones o incluso los colores particularmente oscuros. Sin embargo, te puedes permitir un toque de color vivo, ya que estos colores, que deben reflejar tu imagen de marca, también ayuda a fomentar la creatividad.
3- Proporcionar un espacio de reunión funcional
Para trabajar bien en un Open Space, el silencio y la calma son esenciales. Por eso, para poder trabajar en grupo o responder a una llamada telefónica importante sin molestar a todo el resto del equipo, es imprescindible contar con una zona de reuniones amplia y funcional.
En este espacio de reunión, favorece el mobiliario que esté a la altura de tus ambiciones: mesas grandes para trabajar en grupo o firmar contratos con los clientes o sillas de confidente confortables que reflejan tu seriedad y resaltan tu imagen de marca y en definitiva, crea un espacio funcional que solo se parezca a ti.
4- Cada uno tiene su sitio en tu Open Space
La organización del Open Space debe estar muy bien pensada. ¿Por qué? Para favorecer la calma y la comunicación entre los empleados.
En Ofitipo, creemos que el diseño de tu Open Space no debe ser al detrimento de la eficiencia y la productividad en el trabajo, y que esta eficiencia pasa ante todo por el bienestar de los trabajadores. Por eso, además de elegir el mobiliario adecuado, es imprescindible colocar las personas que trabajan en los mismos proyectos más cerca la unas de las otras. Lo que también tiene el efecto de reducir el nivel sonoro en el Open Space.
5- El ruido, este enemigo del Open Space
El ruido es una de las molestias más importantes cuando se trabaja en un Open Space. Distrae a los trabajadores y afecta a la productividad general de los equipos. Para cualquier cosa que haga ruido, como las impresoras, las máquinas de café o incluso la sala de descanso, lo mejor es habilitar una sala específica fuera del Open Space.
Para cualquier cosa que haga ruido, como las impresoras, las máquinas de café o incluso la sala de descanso, lo mejor es habilitar una sala específica fuera del Open Space.
6- Predecir los pasajes y anticipar los movimientos de cada uno
Como el Open Space es un lugar ocupado por muchas personas al mismo tiempo, tus empleados tendrán que circular: analiza los flujos de paso de cada uno y planifica el emplazamiento de cada mesa de oficina o espacio de almacenaje, y zonas comunes o de recepción de los clientes. Es importante que se haya previsto una zona específica para evitar que sus colaboradores zigzaguean entre los puestos de trabajo, con el riesgo de molestar a sus colegas.