La productividad es un elemento esencial para el éxito de cualquier empresa o negocio. En un entorno de oficina, maximizar la eficiencia y el rendimiento de sus empleados es crucial. Sin embargo, muchos profesionales luchan por mantener altos niveles de productividad debido a numerosas distracciones y obstáculos.
En este artículo te presentaremos algunas pautas y consejos efectivos que te ayudarán a mejorar la productividad en la oficina y lograr los objetivos de manera más eficiente.
8 Pequeños trucos para mejorar el rendimiento en la oficina
- Dedicar unos minutos a planificar el día por la mañana, aunque sea con lápiz papel. Así te organizas y lo tienes todo en mente. Te sorprenderás de la eficacia que vas a conseguir, además de ganar en sensación de control, tranquilidad y confianza.
- Fijar una o dos tareas clave para realizar a primera hora, que es cuando normalmente estás más despejado y tu rendimiento es mayor.
- Deja los trabajos más fáciles y rutinarios para las últimas horas de día, que es cuando el cansancio te hace perder eficacia y concentración.
- Mantén el entorno de trabajo limpio y ordenado, tratando de tener sólo lo imprescindible sobre la mesa. Trabajarás más cómodo y evitarás distracciones.
- Planifica las tareas a corto y medio plazo.
- Si en algún momento estás bloqueado con alguna tarea haz una pausa, dedícate a otra cosa y pide ayuda si es necesario.
- Si te interrumpen, anota lo que estás haciendo: lo agradecerás en el momento de enganchar el tema.
- Procura hacer pequeñas pausas entre tarea y tarea y alguna más larga tras varias horas de trabajo para tomar café, agua o un refresco y charlar con tus compañeros.
5 consejos para ser más productivos en el trabajo
1. Promueve la flexibilidad
Si quieres aumentar la productividad en tu empresa, trata de promover la flexibilidad y la autonomía en los trabajadores como permitir el teletrabajo.
No olvides que la flexibilidad debe ir de la mano de la accesibilidad a la información, así que invierte en herramientas que permitan el trabajo en la nube, desde cualquier ubicación, como es el caso de una oficina virtual.
2. El color influye en la productividad de tu personal
El color crea un efecto positivo o negativo en las personas, y lo dicen muchos estudios.
- Si quieres aumentar la creatividad, nada como el color amarillo para hacerlo según los expertos.
- Para ayudar a aumentar la concentración y siempre mantener sereno al personal, el uso del color azul es el ideal.
- El color verde ayuda a que los ojos no se cansen debido a que mantiene la calma aún a altas horas de la noche.
- El color rojo es altamente recomendado, ya que activa el cuerpo para activar el cerebro y el cuerpo.
- Debes de elegir sabiamente el color para crear el efecto deseado en tu oficina.
3. La luz natural ayuda a la concentración del empleado
¿Qué significa tener una buena iluminación? El uso de la luz, es importante ya que esta puede ayudarnos a cambiar nuestro estado de ánimo. Así como también el estado de ánimo de la oficina. Logrando que el personal se encuentre en un estado de relajación.
Por lo general en las oficinas es muy importante que se encuentren bien iluminadas, ya que aumenta la concentración y produce un mejor ambiente laboral.
4. Ventilar el aire es importante
El aire ventilado puede ayudar a evitar que se concentren las partículas de polvo en la oficina. Lo que significa que las partículas de polvo pueden provocar enfermedades como rinitis, resfriados, hasta infecciones de garganta. Lo que bajaría la productividad de tu personal.
Una buena manera de aumentar la productividad de tu personal, es concentrarse en proveer un excelente ambiente en el que se sientan cómodos para realizar sus actividades sin perjudicar su calidad de vida.
5. Prueba diferentes estrategias para la gestión del tiempo
Las técnicas de gestión del tiempo te ayudan a pensar en lo próximo que tienes por hacer.
Existen varias técnicas de gestión del tiempo diseñadas para mejorar la productividad. A continuación, te presentamos algunas de ellas:
La técnica Pomodoro
Esta técnica se originó en Italia, donde los temporizadores de cocina tenían tradicionalmente la forma de un tomate, y pomodoro, en italiano, significa “tomate”.
Para empezar a usar la técnica Pomodoro se basa en dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos. Una vez que hayan transcurrido los 25 minutos, tomamos un descanso de 5 minutos. Se repite cuatro veces este ejercicio de 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. Luego de la cuarta sesión de trabajo de 25 minutos, tómate un descanso más largo de 20 a 30 minutos.
El principio de Pareto
El principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20, establece que debemos dedicar el 20 % de nuestro tiempo al 80 % de nuestro trabajo. Al eliminar las tareas rápidas, sentirás que has logrado mucho más y estarás listo para dedicar tiempo y concentración a la mayor parte del trabajo del día (el 20 % del trabajo que requiere el 80 % del tiempo).
El método “Getting things done (GTD)”
El método GTD fue inventado por David Allen a principios de la década de 2000. En este método de gestión del tiempo, escribes todo el trabajo que tienes que hacer y luego lo divides en partes más pequeñas si es necesario. De esta manera, puedes visualizar todo el trabajo pendiente en un solo lugar y tomar soluciones.
No lo dejes para mañana
Se basa en la famosa cita de Mark Twain: “Si tienes que comer una rana, mejor hacerlo a primera hora de la mañana”. De acuerdo con este principio, primero debes ocuparte del trabajo más complejo antes de poder posponer las tareas. Una vez que hayas finalizado el trabajo más grande, todo lo que hagas después será más agradable y te resultará menos difícil, como todo lo que saborees después de haber comido un plato que no te guste.